Manajemen dan Organisasi

        Peta Konsep

       1. Manajemen

       ·       Pengertian dan Peranan Manajemen

Istilah manajemen memiliki banyak pengertian. Pengertian manajemen menurut Daft (2003;4) yaitu : “Management is the attainment of organizational goals in an effective and efficient manner through planning organizing leading and controlling organizational recources.” Arti dari pengertian manajemen diatas adalah, manajemen merupakan pencapaian tujuan dengan  cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumber daya. Secara universal manajemen diartikan sebagai penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berbagai kegiatan organisasi profit maupun non profit.

Selain kategori besar manajemen, manajer pada berbagai tingkat hirarki memiliki peran manajerial yang berbeda. Seorang peneliti. Henry Mintzberg, mengkategorikan peran seorang manajer dan dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis utama, yaitu :

a.       Peran Decisional, membutuhkan manajer yang merencanakan strategi dan memanfaatkan sumber daya.

b.       Peran Interpersonal, memerlukan manajemen untuk mengarahkaan dan mengawasi karyawan dan organisasi.

c.       Peran Informasi adalah, mereka dimana para manajer memberikan dan mengirimkan informasi.

       ·       Latar Belakang Sejarah Manajemen

Bukti adanya praktik-praktik manajemen adalah pembangunan piramida di Mesir, pembangunan tembok besar di Cina. Lalu contoh manajemen lainnya adalah  pada era 1400-an, di Venesia, Italia, adanya pusat perdagangan di Benua Eropa. Ada dua peristiwa bersejarah yang dapat dijadikan sebagai latar belakang dan sejarah manajemen, yaitu pada tahun 1776, dimana Adam Smith menerbitkan bukunya yang berjudul The Wealth of Nations, dimana dalam bukunya ia menggagas manfaat yang dapat diperoleh masyarakat dan organisasi dari penerapan pembagian kerja (division of labor). Peristiwa yang kedua yaitu, revolusi industri di Prancis yang terjadi sekitar abad 18, dimana peran tenaga mesin telah menggantikan tenaga manusia.

        ·       Fungsi dan Proses Manajemen

Aspek yang dikelola oleh manajemen mencakup produksi, pemasaran, SDM dan keuangan , dan sumbr daya lainnya. Fungsi-fungsi dasar manajemen dapat diringkas menjadi empat fungsi dasar manajemen, yaitu :

1. Perencanaan

Fungsi perencanaan mencakup, penetapan sasaran, penetapan strategi, menyusun rencana untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan untuk mencapai sasaran.

2. Pengorganisasian

Fungsi ini mencakup, apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, siapa yang harus melakukannya, dan siapa kepada siapa harus melapor.

3. Memimpin

Tugas seorang manajer adalah bekerja melalui orang lain. Fungsinya adalah mengarahkan dan memotivasi, memengaruhi individu atau tim untuk bekerja sama, dan mencari komunikasi yang efektif untuk menyelesaikan konflik.

4. Mengendalikan

Fungsi ini menjamin sesuatu berjalan sesuai dengan semestinya, dengan cara memantau dan menilai kinerja dengan membandingkan kinerja aktual dengan sasaran yang telah ditetapkan.

Fungsi-fungsi manajemen diatas bertujuan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dalam organisasi. Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan dan keputusan seorang manajer sewaktu merancang, mengatur, mengorganisasi, memimpin, atau melaksanakan kegiatan usaha dan mengendalikan usahanya.

       ·       Ciri-Ciri Manajer Profesional

Definisi sederhana tentang profesional dapat diberlakukan pada profesi manajer. Pertama, seorang manajer profesional adalah seorang yang hidup dari profesinya sebagai manajer, bukan manajer amatiran atau bekerja sambilan. Kedua, seorang manajer profesional tentunya diharapkan betul-betul melaksanakan tugasnya layaknya seorang profesional dalam bidang lainnya dan mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang tinggi untuk mencapai keberhasilannya.

        ·       Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Ketrampilan atau kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk menjadi seorang manajer profesional ada 3, yaitu :

1. Kemampuan teknis
2. Kemampuan Interaksi Antar Manusia.
3. Kemampuan dalam Penetapan Visi, Misi, dan Strategis.

      2.  Organisasi

        

       ·       Definisi dan Pengertian Organisasi

Berikut Pengertian Organisasi Menurut Para Ahli :

1.J.William Schulze

organisasi adalah suatu penggabungan dari orang orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang lingkup kerja dan segala hal yang berhubungan dengannya, yang disatukan dalam sebuah hubungan yang teratur dan sangat efektif untuk mencapai segala tujuan yang diinginkan.

2.Chester I.Barnard

dalam buku beliau yang berjudul The Function Of The Executive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3.James D.Mooney

dalam buku beliau yang berjudul The Principles of Organization. Organisasi adalah segala bentuk persatuan/perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

4.Stoner
Organisasi adalah sebuah pola yang menghubungkan orang orang di bawah arahan pimpinan (manager) untuk mencapai atau mengejar tujuan bersama.

5.Stephen P. Robbins

Organisasi ialah kesatuan aspek sosial yang terkordinasi secara sadar, dengan satu batasan yang cukup relatif dan bisa diidentifikasi, yang bekerja secara relatif dan terus menerus untuk mencapai tujuan kelompok atau tujuan bersama.

6.Kamus Administrasi

Organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari Defenisi defenisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
b. Dalam organisasi ada kerja sama.
c. Dalam organisasi ada tujuan bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian dari para ahli diatas mengenai organisasi semuanya hampir serupa dan pada intinya berpatokan pada pengertian organisasi merupakan sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tujuan tertentu.

   ·       Pentingnya mengenal organisasi

1. Terciptanya hubungan yang baik antar anggota.
2. Setiap anggota telah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Spesialisasi dalam melaksanakan tugas.

Organisasi memiliki jiwa, karakter, jati diri, sejarah, kisah, suka, sedih, cita-cita, harapan dan lain-lain. Ada beberapa hal yang harus kita sadari dalam berorganisasi. Bahwa organisasi ini milik banyak orang, semua anggota, bukan milik pengurus atau ketua. Sedemikian banyak orang yang memiliki karakter, sifat, bahasa, kebiasaan yang berbeda memberi kita kesempatan belajar jenisjenis manusia. Jika organisasi tersebut memang tidak bisa diperbaiki dari dalam, dengan atau tanpa kehadiran kita, memang sebaiknya kita keluar. Tetapi jika kita berpikir lebih luas karena organisasi ini dapat memberi manfaat bagi banyak orang, dan kita merasa mampu memperbaikinya, sebaiknya kita tetap bertahan. Seringkali organisasi ditangani secara salah, dan mungkin kita orang yang terpilih untuk berperan lebih. Apa yang kita tahu, tidak ada usaha yang sia-sia. Membangun organisasi, sejatinya juga membangun kepribadian kita. Apalagi jika dalm usia muda sudah mengenal dunia organisasi.

Tapi, jangan berpikir kalau kita hanya ikut-ikutan saja dalam mengikuti suatu organisasi kita langsung mempunyai kepribadian yang bagus. Karena dalam pembentukan kepribadian itu butuh proses. Apabila kita dalam organisasi tersebut sangat berperan dalam kegitan dan mempunyai tujuan yang jelas serta memiliki benih sifat kepemimpinan, tanggung jawab, bijaksana, dan sebagainya untuk mengikuti suatu organisasi kemahasiswaan dengan harapan dapat mengembangkan sifat-sifat tersebut sehingga terbentuklah kepribadian yang baik.

Setelah kita tau bagaimana organisasi itu sangat membentuk kepribadian seseorang dengan sangat luarbiasa. Pasti betapa ruginya orang yang hanya berdiam diri tanpa melakukan suatu kegiatan. Apalagi kini kita sudah mengenal apa itu suatu organisasi. Mumpung kita para mahasiswa yang masih mencari kepribadian, pasti bila mengikuti organisasi sangat membantu kita dalam pembentukan kepribadian itu sendiri.

·       Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk Organisasi Garis
b. Bentuk Organisasi Fungsional
c. Bentuk Organisasi Garis dan Staf
d. Bentuk Organisasi fungsional dan Staf

a. Organisasi Garis
Oleh Henry Fayol (Paris)
Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kelebihan:
1. kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
2. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
3. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Kekurangan:
1. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh
2. ada kecendrungan bertindak otokratis
3. kesempatan berkembang terbatas

b. Organisasi Fungsional
Oleh F.W. Taylor.
Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan
1. Pembagian tugas jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
3. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan
1. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”
2. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.

c.Organisasi Garis dan Staf
Oleh Harrington Emerson
Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan
1. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
2. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
3. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Keburukan
1. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
2. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi

d. Organisasi Staf dan Fungsional

Organisasi staf dan fungsional merupakan organisasi gabungan antara staf dan fungsional. Memiliki kelebihan dan kelemahan seperti organisasi staf dan organisasi fungsional.

·       Prinsip-Prinsip Organisasi

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut

         ·       Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :

      1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

      2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

      3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :

      4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)

Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

5) Keterampilan Teknologi Informasi

Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan komputer.

Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :

1. Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.

2. Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3. Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4. Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5. Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.

6. Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.

7. Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.

8. Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.

9. Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.

     ·       Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi karena adanya kerja sama yang baik antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut.

Sumber Artikel: Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Untuk SMK Dan MAK Oleh Sri Endang R-Sri Mulyani-Suyetty Yang di Terbikan Oleh Penerbit Erlangga dan Re-Write Oleh Admin Artikel Ampuh.

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

http://become-teacher.blogspot.com/2013/05/prinsip-prinsip-organisasi.html

http://chanchanfia.blogspot.com/2012/09/pentingnya-mengenal-oraganisasi.html

http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/pengertianorganisasi.html

http://ulfahfauziyah.blogspot.com/2012/10/bentuk-bentuk-organisasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Berkas:Keterampilan_manajemen.jpg

http://books.google.co.id/books?id=I27yfR3ctU8C&pg=PA30&lpg=PA30&dq=ciri-ciri+manajer+profesional&source=bl&ots=E9Mh3rt-NC&sig=k6Bjjv5MYQ4_4SH8URDTdbcPVGk&hl=id&sa=X&ei=5N_mUMPZCszwlAXn5oH4AQ&redir_esc=y#v=onepage&q=ciri-ciri%20manajer%20profesional&f=false

http://id.scribd.com/doc/53942453/Pengantar-Manajemen-Sejarah-Manajemen-bab-2

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/self-publishing/2033463-peranan-manajemen/#ixzz2Gzec5AnB